Le choix du meilleur lieu est crucial pour le succès de votre événement. Mais trouver le lieu idéal n’est pas seulement une question de capacité et de budget. Cela va beaucoup plus loin. Du moins si vous voulez que l’espace apporte une valeur ajoutée à votre événement. Ce n’est pas une coïncidence si le choix du lieu est l’une des décisions les plus importantes d’un point de vue stratégique lors de l’organisation d’un événement.
Que devez-vous prendre en considération avant de chercher un lieu pour les fêtes ?
Des événements différents répondent à des objectifs différents. Un événement d’entreprise n’est pas le même qu’un mariage, un lancement de marque, une conférence ou une réunion. Chacun a ses propres caractéristiques et des exigences différentes. Par conséquent, lors de l’organisation d’un événement, plusieurs facteurs doivent être pris en compte avant de choisir l’espace où se déroulera l’événement. Savoir qui seront vos invités est d’une grande aide pour choisir le bon espace pour votre événement. Et il ne s’agit pas seulement du nombre de participants. Vous devez également tenir compte des caractéristiques de votre public afin de pouvoir répondre à ses attentes.
Une réunion de cadres est plus exigeante que, par exemple, un groupe d’entrepreneurs de marketing de réseau. Il y a ensuite le type de fête que vous souhaitez organiser. Le lieu que vous choisissez doit correspondre au concept, aux objectifs et aux exigences de l’événement. C’est la meilleure façon de trouver la location de salle en Normandie ou ailleurs qui répondra à vos exigences. Dans ce cadre, nous vous recommandons de dresser une liste du nombre d’invités, du type de fête et de l’infrastructure requise. Prenez en compte les activités à réaliser, les services requis et les besoins techniques. Vous disposerez ainsi d’une base pour définir vos besoins.
Les 9 critères pour choisir votre salle de fête
Nous vous proposons 9 éléments clés pour vous aider à définir vos besoins et à trouver les installations les plus adaptées à votre futur événement, afin que vous puissiez faire le bon choix.
Lieu
Il s’agit de l’un des facteurs les plus importants dans le choix d’un lieu de réunion, qui peut faire pencher la balance en termes de fréquentation. N’oubliez pas que si vos participants doivent venir par leurs propres moyens, vous devez faciliter leur arrivée et la faire dans un lieu accessible offrant de multiples possibilités de transport public, un parking facile et même la proximité de l’aéroport et des principaux centres commerciaux.
Capacité
Choisir un lieu adapté au nombre de participants semble facile. Cependant, il arrive que le nombre d’invités soit surdimensionné par rapport à la capacité du lieu, sans tenir compte du fait que les confirmations de dernière minute peuvent dépasser la capacité. Il est donc toujours conseillé de garder une certaine marge entre le nombre maximal d’invités et la capacité maximale de la salle.
À l’intérieur ou à l’extérieur ?
L’organisation d’un événement en plein air peut être un grand succès si le temps est clément. En revanche, il est difficile de la prévoir suffisamment à l’avance. Donc, si notre première option est de le retenir à l’extérieur, nous devrions toujours avoir une option pour nous sortir du pétrin.
Environnements multiples
Les vitrines commerciales ou les espaces parallèles sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez créer des atmosphères différentes ou des activités distinctes au sein d’un événement. Un exemple courant est celui d’une conférence organisée dans un espace de type auditorium avec une zone d’exposition commerciale adjacente.
Équipements et services supplémentaires
Lors de la location d’un espace, il est important de prendre en compte les éléments techniques dont il est équipé. Il s’agit notamment des systèmes audiovisuels et sonores, de connexion Internet, de raccordements d’eau et d’électricité et d’autres services.
Documents et permis
Il s’agit essentiellement d’un aspect qui n’affecte pas le développement de l’événement lui-même, mais qui affecte son organisation. Pour les grands événements, il est important de garder à l’esprit que certaines autorités peuvent avoir des exigences en matière d’incendie, de services d’urgence, de police, et d’autres permis qui ne doivent pas être laissés à la dernière minute.
Style ou thème de l’installation
Les éléments architecturaux de l’espace, sa décoration, les matériaux de construction ou l’aménagement de l’espace sont autant de facteurs avec lesquels nous pouvons et (devons) jouer pour créer l’atmosphère adéquate en fonction du thème de l’événement.
Temps de montage et de démontage
Il s’agit généralement d’un facteur qui peut être négocié avec l’espace. Dans certains cas, le calendrier est très serré, car ils peuvent avoir d’autres événements avant et/ou après notre événement. Dans ces situations, veuillez organiser le temps d’installation autant que possible, mais ne prenez pas de risques.
Prix
Il s’agit probablement, avec la capacité, de l’un des premiers facteurs à prendre en compte lors du choix d’un lieu de réception. Cela dépendra bien sûr du budget disponible et de l’importance que vous accordez à l’espace lui-même.